איך בונים נכון רשימת משימות?


1 דקות קריאה

מה הבעיה עם רשימת משימות?
למה זה לא תמיד עובד?
.
אחת הבעיות המרכזיות ברשימת משימות (TO DO LISTS) שאנו מכינים לעצמנו היא שהן פשוט לא מתוכננות ולא כתובות נכון. רשימות ענקיות, מפוצצות במשימות שלא תורגמו לתוצאות בשטח:
1. להתקשר לסוכן ביטוח
2. להכין מצגת
3. לשדרג את נראות הסלון
.
.
לעיתים קרובות דווקא המידע הכי חשוב במשימה: מה בדיוק אני צריך לעשות - חסר.
וגם, אם יש לי יותר מ 20 פריטים ברשימה היא הופכת למסורבלת וקשה לביצוע. אני בקלות עלול לפספס פעילויות הכרחיות וגם התחייבות שנתתי.
.
כל מי שבמסגרת עבודתו או בחייו האישיים נדרש לתמרן בין מספר גדול של משימות ופרויקטים חייב לדעת איך בונים רשימת משימות אפקטיבית. ובשפה מקצועית - תוכנית פעולה.
.
תוכנית פעולה כוללת יעדים לטווח קצר, בינוני וארוך ועוזרת לתכנן את הזמן מבלי לשכוח התחייבויות.
תוכנית פעולה עוזרת לך לחשוב על סדרי העדיפויות שלך כך שתוכל להתמקד בדברים החשובים ולהימנע מפעילויות בעלות ערך נמוך.
.
נכון, היא יותר מורכבת מרשימת מטלות רגילה אבל ברגע שלומדים איך לכתוב ולהשתמש בה מגלים שאפשר להשתלט על העומס בקלות ועם הרבה פחות לחץ. מקבלים תחושת שליטה, רואים התקדמות בשטח והכי חשוב: היא מאפשרת עבודה קלה על מספר פרויקטים במקביל.

איך בונים רשימת משימות אפקטיבית?

שלב 1: איסוף

רישום של כל המשימות והמטלות שלך הדורשים התייחסות, טיפול או פיתרון. מדובר במשימות חשובות יותר ופחות, דחופות יותר ופחות. גם מקצועית וגם אישית.

שלב 2: גיזום

לעבור על כל הפריטים מהרשימה – האם באמת נדרשת ממך פעולה מכל אחת מהמשימות? הרבה ממה שנקרה בדרכנו לא ממש רלוונטי עבורנו או שהוא לא ממש חשוב ביחס לדברים אחרים או בכלל. במידה ואפשר להעביר משימה או לבטל אותה- עשה זאת.

שלב 3: ארגון סדרי עדיפויות

לקבץ לקבוצות משימות נפרדות (יחידות) המתקשרות לפרויקט גדול אחד.

לדוגמא: 

חידוש צבע בסלון, חידוש רובה בשירותים, החלפת מושב אסלה = שיפוץ ושידרוג הבית

לבדוק מבחן ג/2, כתיבת שיעור לדוגמא כיתה ו', קביעת פגישה עם רכזת מקצוע אנגלית, איסוף חומרים לטקס סוף שנה = מטלות עבודה

אח"כ, יש לסקור את הפריטים הבודדים בתוך הפרויקטים הגדולים ולדרג את המשימות הקטנות ע"פ דרגת חשיבות ועדיפות בין 1-5 (1 דחוף מאוד 5-לא דחוף)

שלב 4: התאמת המשימות ללו"ז היומי

בכל יום יש לבחון מספר משימות קטנות מפרויקטים גדולים ולשלבם בתוך הלוז היומי בהתאם לעדיפות ולדירוג שנתתם.


בהצלחה