לנהל זמן כמו מומחה


1 דקות קריאה

רוצה להפוך למנהל זמן טוב יותר בעבודה ובחיים האישיים שלך?


פרויקטים שלא מתקדמים, פספוס מועדי הגשה ורשימת מטלות שרק הולכת ומתארכת מיום ליום..

לא חסרות עצות, בלוגים, ספרים ואפליקציות שנוצרו על מנת לשפר את ניהול הזמן שלנו. 

והמציאות?

מתסכלת למדי עבור אנשים שממש רוצים לשפר את היעילות וניהול הזמן שלהם אבל לא משנה מה הם עושים וכמה הם משתדלים השיטות והכלים לא תמיד עובדים להם..

בוא נחשוב רגע בהיגיון:

האם אתה חושב שמערכת סירים יוקרתית, מטבח מאובזר במכשירים איכותיים וחומרי גלם טריים ומגוונים יכולים להפוך כל בשלן חובב לשף מומחה עם 2 כוכבי מישלן?

ברור שלא.

אותו הדבר לגבי האפליקציות השונות לניהול זמן. ללא כישורי ניהול זמן מוקדמים לא נוכל לראות שיפור בתוצאות ניהול הזמן שלנו.

מחקרים מראים שניהול זמן אפקטיבי מתחיל קודם כל בקבלת החלטות נכונה שמתאימה לי ולסביבה הדינמית והמשתנה שלי.

ישנם 3 כישורים חשובים המבחינים בין ניהול זמן מוצלח לבין ניהול זמן לוקה בחסר:

מודעות: חשיבה ותפיסה מציאותית לגבי הזמן שלך וההבנה שמדובר בזמן מוגבל

סידור וארגון: תכנון וארגון המטרות, התוכניות, לוחות הזמנים והמשימות לניהול יעיל של המשימות שלך

הסתגלות: פיקוח על השימוש בזמן לאורך תהליך של ביצוע המשימות כולל הסתגלות והתאמה להפרעות או לשינויים בסדרי העדיפויות.

מבין שלושת המיומנויות האלה סידור הוא כנראה המוכר ביותר במיוחד בהתחשב בעובדה שרוב האפליקציות מתמודדות עם תזמון זמנים ותכנון.

עם זאת, אין את אותה הכרה נרחבת (וחשובה לא פחות) של מיומנות במודעות והסתגלות.

מחקר שנערך בארה"ב ובחן תוצאות של יותר מ- 1200 אנשים שהשתתפו בניסוי חשוב:

משתתפים נדרשו לעבור 'מיקרו-סימולציה' של 30 דק' שנועדה לבחון הערכה אובייקטיבית של מיומנויות של ניהול זמן.

המשתתפים קיבלו תפקיד של 'מעצב פרילנסר' והם והתבקשו לנהל משימות ויחסים עם לקוחות ועמיתים בתוך פלטפורמת תקשורת מלאה שכוללת בין היתר:  

  • מיילים

  • הודעות מיידיות

  • שיחות טלפון

  • עבודה על קבצי מחשב וכו'

בין הפעולות שהמשתתפים היו צריכים לבצע היו:

  • הגשות עם דד-ליין

  • תיעדוף משימות

  • קביעת עדיפויות לבקשות הלקוח

  • שימוש מושכל בזמן בעומד לרשותם


תוצאות הניסוי גילו מס' ממצאים מעניינים:

שלושת המיומנויות (מודעות, סידור והסתגלות) היו חשובות במידה שווה לביצועים הכוללים של ניהול זמן. ומכן, ששיפור רק אחת מהמיומנויות (סידור וארגון למשל) מתעלמת לחלוטין מ 2/3 מהכישורים הנדרשים לניהול זמן יעיל. תוצאה זו יכולה להסביר מדוע אפליקציות וטכניקות לניהול זמן לא תמיד עוזרות לנו להגיע ליעדים ולמטרות שאנו חושקים בהם.

המאבק הגדול ביותר של המשתתפים היה עם כישורי המודעות וההסתגלות שהיו נמוכים ב 29% מכישורי הסידור. הממצאים מצביעים על כך שמודעות והסתגלות הן מיומנויות נדירות יותר וקשה לפתח אותן באופן טבעי וללא התערבות.

המשתתפים נטו שלא לדייק (בלשון המעטה) ביכולת הערכה שלהם לגבי ניהול הזמן שלהם. פחות מ 1% מהמשתתפים העריך נכון את הזמן שייקח לו לבצע משימה לעומת הזמן שלקח לו לבצע אותה בפועל.

ועכשיו - לתכלס - איך נהפוך למנהלי זמן טובים יותר?

כדי לשפר מיומנויות בניהול זמן ומשימות צריך קודם כל לדעת היכן להתמקד:

הנה 6 טיפים מעשיים שיעזרו לך להתחיל לעשות זאת:


1. ניהול אנרגיה: 

תרגיל: חלק יום טיפוסי בשבוע שלך ל- 3-4 'אזורי זמן'. דרג את הפרודוקטיביות שלך בכל אחד מאזורי הזמן האלו (שיא האנרגיה והאפקטיביות (1) ועד רמת אנרגיה נמוכה התקדמות איטית מאוד (5)

2. זמן = כסף:

התייחס לזמן שלך כאילו הוא שווה כסף: צור תקציב זמן המפרט את 'ההוצאות' שלך על שעות הפעילות שלך לאורך שבוע סטנדרטי. מה גוזל יותר מידי זמן? איפה אפשר לצמצם?

3. דיוק בהערכה:

אחרי סיום משימה בדוק כמה זמן חשבת שיקח לך לבצע אותה לעומת כמה זמן לקח לך לבצע אותה בפועל?

כמה מדוייק היית בהערכה שלך? 

4. הערכה מחודשת למשימה מתמשכת: 

אם אתה מרגיש שאתה משקיע יותר מידי זמן בעבודה על משימה בצע עבורה הערכה מחדש: האם היא עדין חשובה? איזה ערך יתקבל מהשלמתה? מי יושפע מסיומה? או מאי סיומה?

5. תיעדוף משימות. ע"פ חשוב / דחוף 

רשימת משימות ארוכה פשוט לא מספיקה

6. תזכורות

תזכורת לגבי משימה צריכה להיות הסבר או תיאור מפורט ולא רק מילה אחת או שתיים שלא מצליחות לתאר את חשיבות המשימה וגם אילו פעולות בדיוק נדרשות לעשייה.

החלק החשוב ביותר בניהול זמן ומשימות נכון הוא התרחקות מתיקונים מהירים ומפתים ובמקומם - התמקדות בבניה נכונה של יסודות חזקים לניהול זמן.

מבוסס על מאמרו של  Erich C. Dierdorff-

Time Management Is About More Than Life Hacks

רוצה ללמוד איך לנהל נכון את הזמן היקר שלך?

לבנות תוכנית פעולה כמו מנהל?

להתגבר על דחיינות, להפחית סטרס ולהספיק הרבה יותר?

אימון אישי יעשה לך סדר בחיים

לקביעת פגישה

אימון מקוון | אימון פרונטלי

054-789-4522 

שרית