כלים לניהול זמן ומשימות


סיפור על צנצנת

סיפור על צנצנת

למה חשוב שתדע איך לסדר את הצנצנת שלך?

מכירים את הסיפור 

על המרצה שנכנס לכיתה שלו יום אחד

עם צנצנצת זכוכית ריקה

ושקית גדולה

ובתוכה

תפזורת גדולה של אבנים, חצץ וחול.

את תוכן השקית הוא פיזר על השולחן

ואז שאל את הסטודנטים:

האם כל מה שפיזרתי על השולחן יוכל להיכנס 

לצנצנת שלי?

.

הוא התחיל למלא את הצנצנת באבנים הגדולות

אח"כ הוסיף לצנצנת את החצץ

ולבסוף את החול

כשהצנצנת היתה כבר מלאה לגמרי

הוא שאל את הכיתה:

האם יש עוד משהו שאפשר להכניס לכאן?

הסטודנטים ענו: "לא. הצנצנת מלאה לגמרי"

אז הוציא המרצה מהתיק בקבוק גדול של מים

ושפך את כל כולו לתוך הצנצנת.

.

ולעינננו – ניהול זמן ומשימות;

מה הקשר?

.

האבנים הגדולות מייצגות את המשימות והפרוייקטים הגדולים של חיינו;

ככאלה, הם דורשים מאיתנו את מלוא הריכוז, ההשקעה ותשומת הלב

לתוצאות שלהם יש השפעה רבה עלינו ולכן הם הראשונים שיכנסו ל'צנצנת הזמן' שלנו.

החצץ, מסמל את הדברים שאנו אוהבים ונהנים לעשות; תחביבים, ספורט, מפגשים חברתיים. 

חשוב לשמור להם מקום בצנצנת מכיוון שפעילויות אלו שומרות על האנרגיה ושמחת החיים שלנו, על התשוקה והמוטיבציה. 

בלעדיהם יהיה לנו קשה ומעיק להתנהל בחיים.

החול, מסמל את כל אותן משימות שגרתיות, יומיומיות ורוטיניות. 

שיחה עם הבנק, סידור המחסן, קניות אוכל לבית וכו'. 

משימות רבות שחייבות להעשות אבל לא בהכרח על ידנו. כאן יש לנו את האפשרות לעשות מיקור חוץ, או האצלת סמכויות בין שאר בני המשפחה.

והמים – הם גנבי הזמן הגדולים והחמקמקים ביותר. 

המים מחלחלים היכן שרק אפשר, מתמזגים בין כל סוגי האבנים וסותמים את כל מרווחי האוויר – אם קיימים כאלו.

.

כשאנחנו יודעים לנהל זמן נכון אנחנו קודם כל ממלאים את הצנצנת באבנים הגדולות ומשאירים לסוף את המים. כי אם נתחיל למלא את הצנצנת דווקא איתם, לא ישאר לנו מקום לשום דבר נוסף.

מי שיודע לזהות את משימות האבנים הגדולות בחייו ולהכניס אותן ראשונות לצנצנת הלו"ז שלו, אח"כ החצץ והחול..ואפילו קצת מים..מצליח להשיג את התמהיל הנכון לאיזון הזמן בחיים.

.

איך נראית הצנצנת שלך?

ניהול זמן ומשימות  

התגברות על דחיינות  

קבלת החלטות | תוכנית פעולה  

חזון אישי | חשיבה חיובית

https://bit.ly/2ZEyflp

אימון אישי קצר מועד – עושה סדר בחיים

054-789-4522 

אפשרות לפגישות פרונטליות | מקוונות | משולב


#יעדיםמקצועיים #לוח תכנוןשבועי #לוחתכנוןשנתי #איךלבחורקריירה

קרא עוד
1 דקות קריאה
סדר בבלאגן

סדר בבלאגן

ניהול זמן ומשימות

סדר בבלאגן

איך לארגן נכון את הזמן והמשימות שלי


האם אתה יודע בדיוק איפה כל דבר נמצא 

בשולחן שלך?

& האם יש לך תוכנית מסודרת לעבודה בכל יום?


היכולת שלך לארגן את עצמך 

משפיעה באופן משמעותי 

על ההצלחה שלך. 

חוסר ארגון גורם לך 'להפסיד זמן':

עוד דקה למצוא את המפתחות או הארנק, 

עוד אחת לאתר את המייל הדחוף מהמנהל

ואיפה שמת את המסמך לחתימה?


הדקות הקטנות האלו מצטברות לכדי 

זמן רב שמבוזבז סתם


אחד היתרונות המרכזיים של להיות מאורגן 

ולפעול בסביבה נטולת עומס היא 

יעילות מוגברת ותוצאות ביצוע משופרות. 

לאלו תתווסף גם תחושת שליטה שהיא חלק 

חיוני בניהול מתח, סטרס וחוסן נפשי. 

ארגון טוב יותר מוביל גם לחשיבה טובה יותר, 

קבלת החלטות ומציאת פתרונות לבעיות 

המסתמכים על 'ראש נקי' ונגיש לידע ולכלים

 הנכונים.


האם סביבת העבודה שלך עוזרת לך להיות

 מאורגן? או שאולי היא חלק מהבעיה?


הרגלים של אנשים מאורגנים:

חוגגים הצלחות קטנות

 סיימת כמה משימות קטנות? פרגן לעצמך

כמה דקות של שקט 

(כוס קפה, אינטרנט, שיחת טלפון)

&

שימוש בלוח שנה | יומן אחד

ברגע שאתה כותב 

משימה אחת ביומן של המשרד, 

אחת בלוח שנה של הטלפון 

ושלישית על הלוח שנה של המקרר במטבח 

יהיה לך קשה ומבלבל מאוד לסנכרן בין כולן. 

יש סיכוי שתפספס משימה

או שתהיה כפילות (double-booking)

מומלץ לרכז את כל המשימות, הפעילויות

 והתזכורות שלך במקום אחד

יומן דיגיטלי או בכריכה קשה - 

מה שיותר נוח ונעים לך!

&

תזמון משימות 'קטנות'

להספיק לקפוץ לדואר לפני פגישה 

לקנות דפים למדפסת הביתית 

רישום של משימות קטנות בתוך הלו"ז היומי עוזר

 במעקב, בתזכורת ובתזמון כללי של כל היום

 שלנו.

&

הזמן שלך חשוב! 

תן לו את הכבוד שמגיע לו. 

כשאתה קובע סדר יום בעבודה, 

זמן איכות עם המשפחה 

או אפילו זמן אישי רק בשבילך – 

כל רגע הוא חשוב ויקר וראוי לתת לו את מלוא 

תשומת הלב הנדרשת.

&

איזה TO DO LIST הכי עובדת בשבילך?

מרגיש/ה שאת/ה מנהל נכון את האנרגיה שלך?

איך את/ה מצליח/ה להתגבר על הדחיינות?

כמה זמן בשבוע מוקדש לזמן אישי שהוא רק

 שלך?


אימון אישי

לעשות סדר בחיים

בוא/י להכיר וללמוד 

את כללי החשיבה התוצאתית

לפגישת ניסיון

פרונטלי | מקוון

054-789-4522 

שרית

#ניהולזמן #ארגוןלוז #ניהולאנרגיה #זמןאיכות #התגברותעלחיינות #ניהולסטרס #אימוןאישי #אימוןמקוון #חשיבהתוצאתית #משימותקטנות

קרא עוד
2 דקות קריאה
יומן ניתוח משימות

יומן ניתוח משימות

מה זה יומן ניתוח משימות ואיך הוא יהפוך את היום שלך יותר אפקטיבי?

כמה זמן ביום את/ה מבזבז/ת על משימות שלא תורמות להתקדמות או להצלחה שלך?

במחשבה ראשונה תאמר/י כנראה: לא כזה הרבה..אבל, אם לא השתמשת בעבר ביומן ניתוח משימות יש סיכוי שאת/ה טועה..ובגדול!

אם תתחיל להשתמש ביומן ניתוח משימות תוכל לגלות מהר מאוד כמה זמן ביום את/ה משקיע/ה באופן לא אפקטיבי. 

יומן ניתוח משימות מאפשר לך להבין באופן ברור כיצד אתה מנהל את הזמן שלך בעבודה (וגם בבית) ובהתאם לנתונים שתזין בו תוכל למזער בקלות ואפילו להעלים לגמרי פעילויות בעלות ערך נמוך ביום שלך.

מה זה יומן ניתוח משימות?

יומן ניתוח משימות הוא תיעוד כתוב של איך אני מנהל את הזמן שלי לאורך היום. אחרי מספר ימים של שימוש בו תתקבל תמונה ברורה ומדוייקת לגבי מה אני עושה לאורך היום: איך אני משקיע את הזמן שלי ואיך אני יכול להתייעל ולהספיק יותר?

יומן ניתוח משימות יעזור לך לזהות משימות שאינן 'משימות ליבה' ושאינן באמת מקדמות את המטרות שלך.

יומן ניתוח משימות גם יעזור לך להבין האם את/ה מבצע/ת את המשימות השונות שלך בזמן הנכון האם את/ה מנהל/ת היטב גם את האנרגיה שלך?

כדי להבין האם אני מנהל נכון את האנרגיה שלי עלי לשאול את עצמי שאלה פשוטה:

האם אני תרנגול או ינשוף?

אתה טיפוס של בוקר? 

את מקבלת בוסט של אנרגיה רק אחרי ארוחת הערב? 

לכל אחד מאיתנו קצב עבודה שונה וזמן אחר ביום בו נרגיש 'בשיא שלנו'. 

ניצול זמן נכון הוא תיזמון עבודה בעלת ערך גבוה לשעות בהן אתה בשיא האנרגיה שלך (סיעור מוחות, עבודה הדורשת יצירתיות, ריכוז וכו') ועבודה קלה/בעלת ערך נמוך לשעות בהן האנרגיה שלך היא יותר נמוכה (בדיקת מיילים/החזרת טלפונים/פעולות ומשימות אוטומטיות וכו').

כמה ימים אחרי שתמלא/י את היומן באופן אותנטי תוכל לקבל תמונה ברורה לגבי העבודה 

שלך לאורך היום ואז תוכל להבין:

1. כמה זמן מהיום שלי אני משקיע באמת במשימות בעלות ערך גבוה?

2. כמה משימות בעלות ערך גבוה מקבלות התייחסות ממני בכל יום?

3. כמה זמן אני משקיע במשימות בעלות ערך בינוני או נמוך? האם אני משקיע זמן במשימות שלא מקדמות אותי בכלל?

4. כמה משימות בעלות ערך נמוך נמצאות בלו"ז היומי | שבוע שלי?

5. אילו משימות אפשר לבטל לגמרי או להעביר הלאה?

6. איך לנהל נכון יותר את המשימות לאורך היום שלי? איך האנרגיה שלי משתנה לאורך היום? 

7. האם אני מקפיד על ניהול אנרגיה נכון?

8. אילו משימות בעלות ערך גבוה מתאים לי לעשות יותר בשעות הבוקר | צהריים | ערב על מנת לקבל תוצאות איכותיות יותר?

דוגמא ליומן ניתוח משימות אפשר לקבל כאן:

יומן ניתוח משימות2020.pdf

ב ה צ ל ח ה !

.

חשבת עם איך יראה היום שלך עם עוד שעתיים פנויות?

רוצה לקבל כלים לניהול יום באנרגיה גבוהה?

רוצה ללמוד איך לנהל זמן כמו מומחה?

3-5 מפגשים יעשו לך את כל ההבדל

אימון קצר וממוקד לניהול יום אפקטיבי במיוחד

25% הנחה לאימון מקוון עד סוף אוגוסט 2020

לפרטים נוספים:

https://bit.ly/2Vf4UN3

054-789-4522 

.

#שיפורהשגים #אפקטיביותמירבית #ניהולזמןומשימות #התגברותעלדחיינות #חשיבהחיובית #אימוןמקוון #לנהלזמןכמומומחה


קרא עוד
1 דקות קריאה
לא סובל דיחוי

לא סובל דיחוי

מה עומד מאחורי הדחיינות שלנו? כיצד נזהה את הסיבה האמיתית לדחייה וגם תרגיל קואצ'ינג לעבודה עצמאית


לעיתים קרובות כשדחיין דוחה משימה, הוא מסיח את דעתו עם פעילות אחרת כזו שההתעסקות בה מרגישה מספקת. לרוב, מדובר בסיפוק שלא ישאר לאורך זמן והוא גם יהיה מלווה בלא מעט אשמה על דחיית המשימה 'החשובה יותר'.

כאשר הפעילות האחרת מסתיימת, הדחיין צריך להתמודד שוב עם המשימה המקורית והמאבק הפנימי מתחיל מחדש...

אחרי כמה דחייות קטנות כאלה, מתחילה הפאניקה - רגש שמוכר ללא מעט דחיינים, לעיתים זהו הרגש היחידי שיכול לגרום לדחיין להתחיל לעבוד על המשימה המקורית. אבל עכשיו, בגלל שכבר התמהמה - יש לו פחות משאבים, והרבה פחות זמן לעשות את המשימה כמו שצריך. יש בהחלט סיכוי שהדחיין יסיים את העבודה שלו בזמן, אבל, אופן העבודה שלו יהיה נמהר, וכנראה שהעבודה תהיה ברמה נמוכה יותר מאשר אם היה מתחיל לעבוד עליה בזמן. ואז תתחיל האשמה מחדש - "הייתי יכול לעשות את זה הרבה יותר טוב...אם היה לי יותר זמן"

התנהגות שכזו הופכת להיות סגנון עבודה שקשה מאוד לשבור.

האם יוצא לך להגיד משפטים בסגנון:

  • במילא לא אוכל לסיים את הכל, אז בשביל מה לטרוח?

  • אם כבר פיספסתי את תאריך היעד...מה הטעם לעבוד על זה עכשיו?

  • זה בטוח יצא בסוף לא בדיוק כמו שתכננתי...עדיף לא לעשות את זה בכלל

  • אין לי מצב רוח לעבוד על זה עכשיו. נחכה למחר

  • שניה לפני שאני מתחיל עם זה, יש לי איזה כמה דברים קטנים לסיים קודם...

  • יש כל כך הרבה דברים לעשות עם המשימה הזאת, אני אפילו לא יודע מאיפה מתחילים....

אם נחשוב על זה רגע, יש סיכוי גדול מאוד שאף פעם לא יהיה לנו מספיק זמן להכל

ולכן, חשוב לדעת איך לתעדף נכון את המשימות בחיים שלך, אלו אשר התרומה שלהן תהיה הגדולה ביותר. לפעמים אנחנו כל כך ממוקדים בהצלחות מהירות ובמשימות הדורשות את תשומת ליבנו באופן מיידי ומאבדים את היכולת לראות את הערך הגבוה של משימות חשובות באמת, כאלו שסיומן יתרום לנו ויקדם אותנו הרבה יותר. כשזה קורה, אנחנו פשוט לא מצליחים לממש את הפוטנציאל שלנו.

כדי להבין איך הדחיינות משפיעה על החיים שלך עליך קודם כל להיות מודע: 

  • איך הדחיינות שלי נראית?

  •  מהן ההשלכות הרגשיות לדחיינות? 

  • מה גורם לי להיכנס לדפוס דחייני?

תרגיל לדחיינים מקצועיים:

1. חשוב על 5 משימות שנמצאות ברשימת המטלות שלך מעל לשבוע (גם בעבודה וגם בחיים האישיים)

2. פרט ב 2-3 משפטים מה משמעות המשימה (מה בדיוק נדרש ממך לעשות)

3. מהו התאריך הסופי להגשה?

4. כמה זמן המשימה נמצאת ברשימה שלך?

5. מהן ההשלכות האפשריות לכך שלא תעשה את המשימה כלל? 

(פגיעה במוניטין | שיחה עם הבוס | לחץ וסטרס מוגברים | פספוס הזדמנות נהדרת) וכו'

עכשיו -

בחן/ני התשובות שלך: 

האם ישנם נושאים משותפים למשימות הנדחות?

האם המשימות קשורות לפרויקט מסויים? פן מסויים בחיים שלך?

האם ההשלכות לחוסר העשייה של המשימות, דומות אחת לשנייה?

דחיינות יכולה לעכב את הקריירה שלך, את ההתקדמות שלך, את החיים שלך!

דחיינות מובילה לחוסר יעילות ופוגעת בתחושת המסוגלות. כשאתה דוחה, הסביבה לאט לאט מאבדת את הביטחון והאמון שברגע האמת תצליח לסיים משימה חשובה. 

אנשים שונים דוחים משימות מסיבות שונות, אבל, ברגע שהם מבינים את הסיבה לדחיינות שלהם ומתמודדים איתה בכלים מתאימים, הם מצליחים 'לשבור את הרגל הדחיינות' ולסגל לעצמם התנהלות נכונה ובריאה יותר.

כלים לניהול זמן טוב יותר

איזון בין עבודה | משפחה | פנאי

א י כ ו ת   ח י י ם

בוא/י לנסות אימון אישי


054-789-4522 

פגישות דיגיטליות | מקוונות

שרית  


קרא עוד
1 דקות קריאה
שיטת פומודורו

שיטת פומודורו

מהי שיטת פומודורו?

שיטת פומודורו מסייעת לנו להתגבר על דחיינות בעזרת 'משמעת חיצונית' קצרת מועד.

השיטה עובדת כך שהיא מפרקת משימה גדולה ומאתגרת לחלקים קטנים, קלים וקצובים בזמן. באופן זה היא עוזרת להתגבר על ההתנגדות הרגשית/נפשית הקיימת לפני התחלתה של משימה גדולה.

ולמה קוראים לשיטה 'פומודורו' ?

ממציא השיטה Francesco Cirillo  – עשה שימוש בטיימר מטבח בצורת עגבנייה (ובאיטלקית: פומדורו)


מדוע שיטת פומודורו כ"כ יעילה? 

1. משמעת 'חיצונית': 

כח הרצון שלנו הוא עניין מוגבל למדי, קיימים רק מעט דברים נוכל לעשות על מנת 'להכריח' את עצמנו לסיים משימה 'לא אהובה'. 

העניין של להכריח את עצמנו, גוזל מאיתנו המון אנרגיה שאותה עדיף להשקיע במשימה עצמה. 

השימוש בטיימר מוריד מאיתנו עומס מסוים ומעביר אותו למכשיר חיצוני שאיננו מתעייף וגם לא ממש אכפת לו שאנחנו רוצים להתעסק או לעבוד על משהו אחר. ..

2. נטרול מנגנון הדחיינות:

שיטת פומודורו מונעת מאיתנו להפעיל את 'מנגנון הדחיינות' לפני משימות גדולות ומאיימות שלא ברור לנו כמה זמן נצטרך להשקיע בהן. 

זמן העבודה על המשימה הוא קבוע ואנו לא נבחנים על ההספק אלא על עבודה בזמנים מוגדרים.

3. נטרול הסחות דעת:

יצירת רשימה של מחשבות 'מתפרצות' בזמן העבודה מנטרלת ההפרעות ממשיות ושומרת על הפרדה בין הפיתוי 'להפרעה'  להפרעה עצמה. 

ככל שנתמיד בשימוש של שיטת פומודורו נתאמן על היכולת להתרכז ולשפר את יכולת המיקוד שלנו.

איך זה עובד?

שלב 1: 

בחר משימה אחת גדולה אותה אתה צריך לבצע 

שלב 2: 

כוון טיימר ל 25 דק'

שלב 3: 

עבוד על המשימה עד לצלצול הטיימר. 

שים לב: במידה וקופצות לראש מחשבות לא קשורות רשום אותן על דף נפרד וחזור באופן מיידי להמשך העבודה

שלב 4: 

כשהטיימר מצלצל, סמן לעצמך היכן בדיוק עצרת וקח הפסקה של 5-3 דקות. בסופן חזור לשלב מס' 2.

שלב 5: 

אחרי 4 'סיבובי עגבנייה' קח הפסקה גדולה יותר 35-15 דק' וחזור לשלב 2, כך עד לסיום המשימה

שתי דרכים לשיפור 'שיטת פומודורו':

1. 25 דק' הם לא בהכרח זמן אופטימלי לעבודה. זהו רק פרק הזמן שממציא השיטה בחר להשתמש בו. מומלץ לנסות את השיטה עם זמנים משתנים. אם תגלה שאתה מתרכז טוב יותר במרווחים של 20 דק' או של חצי שעה – לך על זה! 

2. MI – EN – PLACE: ביטוי בצרפתית מעולם הקולינריה שעיקרון אומר: 'הכל במקום'.

במטבח: כל המרכיבים וציוד הבישול וההכנה ממוקמים במקום האופטימלי ליעילות בישול מקסימלית. 

את צורת ההתנהלות הזו ניתן להמיר גם לעולם המשימות והפרודוקטיביות היומיומית: 

כאשר אתה לומד או עובד בשיטת MI – EN – PLACE זה אומר שיש לך שולחן עבודה מסודר וכל כלי העבודה והציוד הנדרשים לעבודה זמינים ומוכנים לשימוש. 

הרעיון שעומד מאחורי השיטה היא לדאוג שכל הציוד יהיה במקום לפני שמתחילים לעבוד על מנת למנוע הסחות דעת או בזבוז זמן בחיפוש אחר פריט שתזדקק לו בזמן העבודה. 

בהקשר הזה ניתן גם לציין שמומלץ מאוד להרחיק את כל אותם פריטים שרק יפריעו לעבודה...וכולנו יודעים בדיוק למה הכוונה...

ב ה צ ל ח ה!

להספיק יותר לאורך היום | לעסוק בתחביב אהוב באופן קבוע | להתגבר על דחיינות | לקבל נכון החלטות | לחשוב חיובי | לשפר את איכות החיים

אימון חשיבתי

פרונטלי | מקוון

90 דק' | 60 דק'

054-789-4522 

saritcal19@gmail.com

שרית


מקור: 

Thomas Frank: How to Stop Procrastinating and Focus: A Guide to the Pomodoro Technique, College info geek


קרא עוד
1 דקות קריאה
לנהל זמן כמו מומחה

לנהל זמן כמו מומחה

שיטות פשוטות לייעול משימות

רוצה להפוך למנהל זמן טוב יותר בעבודה ובחיים האישיים שלך?


פרויקטים שלא מתקדמים, פספוס מועדי הגשה ורשימת מטלות שרק הולכת ומתארכת מיום ליום..

לא חסרות עצות, בלוגים, ספרים ואפליקציות שנוצרו על מנת לשפר את ניהול הזמן שלנו. 

והמציאות?

מתסכלת למדי עבור אנשים שממש רוצים לשפר את היעילות וניהול הזמן שלהם אבל לא משנה מה הם עושים וכמה הם משתדלים השיטות והכלים לא תמיד עובדים להם..

בוא נחשוב רגע בהיגיון:

האם אתה חושב שמערכת סירים יוקרתית, מטבח מאובזר במכשירים איכותיים וחומרי גלם טריים ומגוונים יכולים להפוך כל בשלן חובב לשף מומחה עם 2 כוכבי מישלן?

ברור שלא.

אותו הדבר לגבי האפליקציות השונות לניהול זמן. ללא כישורי ניהול זמן מוקדמים לא נוכל לראות שיפור בתוצאות ניהול הזמן שלנו.

מחקרים מראים שניהול זמן אפקטיבי מתחיל קודם כל בקבלת החלטות נכונה שמתאימה לי ולסביבה הדינמית והמשתנה שלי.

ישנם 3 כישורים חשובים המבחינים בין ניהול זמן מוצלח לבין ניהול זמן לוקה בחסר:

מודעות: חשיבה ותפיסה מציאותית לגבי הזמן שלך וההבנה שמדובר בזמן מוגבל

סידור וארגון: תכנון וארגון המטרות, התוכניות, לוחות הזמנים והמשימות לניהול יעיל של המשימות שלך

הסתגלות: פיקוח על השימוש בזמן לאורך תהליך של ביצוע המשימות כולל הסתגלות והתאמה להפרעות או לשינויים בסדרי העדיפויות.

מבין שלושת המיומנויות האלה סידור הוא כנראה המוכר ביותר במיוחד בהתחשב בעובדה שרוב האפליקציות מתמודדות עם תזמון זמנים ותכנון.

עם זאת, אין את אותה הכרה נרחבת (וחשובה לא פחות) של מיומנות במודעות והסתגלות.

מחקר שנערך בארה"ב ובחן תוצאות של יותר מ- 1200 אנשים שהשתתפו בניסוי חשוב:

משתתפים נדרשו לעבור 'מיקרו-סימולציה' של 30 דק' שנועדה לבחון הערכה אובייקטיבית של מיומנויות של ניהול זמן.

המשתתפים קיבלו תפקיד של 'מעצב פרילנסר' והם והתבקשו לנהל משימות ויחסים עם לקוחות ועמיתים בתוך פלטפורמת תקשורת מלאה שכוללת בין היתר:  

  • מיילים

  • הודעות מיידיות

  • שיחות טלפון

  • עבודה על קבצי מחשב וכו'

בין הפעולות שהמשתתפים היו צריכים לבצע היו:

  • הגשות עם דד-ליין

  • תיעדוף משימות

  • קביעת עדיפויות לבקשות הלקוח

  • שימוש מושכל בזמן בעומד לרשותם


תוצאות הניסוי גילו מס' ממצאים מעניינים:

שלושת המיומנויות (מודעות, סידור והסתגלות) היו חשובות במידה שווה לביצועים הכוללים של ניהול זמן. ומכן, ששיפור רק אחת מהמיומנויות (סידור וארגון למשל) מתעלמת לחלוטין מ 2/3 מהכישורים הנדרשים לניהול זמן יעיל. תוצאה זו יכולה להסביר מדוע אפליקציות וטכניקות לניהול זמן לא תמיד עוזרות לנו להגיע ליעדים ולמטרות שאנו חושקים בהם.

המאבק הגדול ביותר של המשתתפים היה עם כישורי המודעות וההסתגלות שהיו נמוכים ב 29% מכישורי הסידור. הממצאים מצביעים על כך שמודעות והסתגלות הן מיומנויות נדירות יותר וקשה לפתח אותן באופן טבעי וללא התערבות.

המשתתפים נטו שלא לדייק (בלשון המעטה) ביכולת הערכה שלהם לגבי ניהול הזמן שלהם. פחות מ 1% מהמשתתפים העריך נכון את הזמן שייקח לו לבצע משימה לעומת הזמן שלקח לו לבצע אותה בפועל.

ועכשיו - לתכלס - איך נהפוך למנהלי זמן טובים יותר?

כדי לשפר מיומנויות בניהול זמן ומשימות צריך קודם כל לדעת היכן להתמקד:

הנה 6 טיפים מעשיים שיעזרו לך להתחיל לעשות זאת:


1. ניהול אנרגיה: 

תרגיל: חלק יום טיפוסי בשבוע שלך ל- 3-4 'אזורי זמן'. דרג את הפרודוקטיביות שלך בכל אחד מאזורי הזמן האלו (שיא האנרגיה והאפקטיביות (1) ועד רמת אנרגיה נמוכה התקדמות איטית מאוד (5)

2. זמן = כסף:

התייחס לזמן שלך כאילו הוא שווה כסף: צור תקציב זמן המפרט את 'ההוצאות' שלך על שעות הפעילות שלך לאורך שבוע סטנדרטי. מה גוזל יותר מידי זמן? איפה אפשר לצמצם?

3. דיוק בהערכה:

אחרי סיום משימה בדוק כמה זמן חשבת שיקח לך לבצע אותה לעומת כמה זמן לקח לך לבצע אותה בפועל?

כמה מדוייק היית בהערכה שלך? 

4. הערכה מחודשת למשימה מתמשכת: 

אם אתה מרגיש שאתה משקיע יותר מידי זמן בעבודה על משימה בצע עבורה הערכה מחדש: האם היא עדין חשובה? איזה ערך יתקבל מהשלמתה? מי יושפע מסיומה? או מאי סיומה?

5. תיעדוף משימות. ע"פ חשוב / דחוף 

רשימת משימות ארוכה פשוט לא מספיקה

6. תזכורות

תזכורת לגבי משימה צריכה להיות הסבר או תיאור מפורט ולא רק מילה אחת או שתיים שלא מצליחות לתאר את חשיבות המשימה וגם אילו פעולות בדיוק נדרשות לעשייה.

החלק החשוב ביותר בניהול זמן ומשימות נכון הוא התרחקות מתיקונים מהירים ומפתים ובמקומם - התמקדות בבניה נכונה של יסודות חזקים לניהול זמן.

מבוסס על מאמרו של  Erich C. Dierdorff-

Time Management Is About More Than Life Hacks

רוצה ללמוד איך לנהל נכון את הזמן היקר שלך?

לבנות תוכנית פעולה כמו מנהל?

להתגבר על דחיינות, להפחית סטרס ולהספיק הרבה יותר?

אימון אישי יעשה לך סדר בחיים

לקביעת פגישה

אימון מקוון | אימון פרונטלי

054-789-4522 

שרית

קרא עוד
1 דקות קריאה
על שקר המולטי-טסקינג (ריבוי משימות)

על שקר המולטי-טסקינג (ריבוי משימות)

האם multitasking זו שיטה שבאמת עובדת? (רמז: לא!)

מולטי- טסקינג (multitasking) 

ובעברית: ריבוי משימות

האם עבודה על מספר משימות במקביל משפרת את היעילות ועוזרת לנו לחסוך בזמן?

.

את יושבת בישיבת צוות ותוך כדי הקשבה ומבלי שאף אחד ישים לב מצליחה להציץ ולבדוק את תיבת המייל שלך וגם לעדכן את רשימת המשימות היומית – 

3 משימות שבוצעו בשעה אחת - וואו, את ממש סופר יעילה נכון?

רבים מאיתנו מאמינים שעבודה על מספר משימות במקביל היא דרך יעילה להתמודד עם עומס מוגבר. המציאות (ומחקרים) מראים שהתנהלות כזאת רק פוגעת באיכות העבודה שלנו, מגבירה את הלחץ וגוזלת מאיתנו יותר זמן בפועל (חוסר ריכוז, עבודה לא מדוייקת, מרושלת, תיקונים רבים וכו').

נושא המולטי-טסקינג נבחן ונבדק באופן קפדני במחקרים רבים. כל המחקרים ללא יוצא דופן מגיעים למסקנה ברורה: 

עבודה על מספר משימות במקביל איננה הופכת את העבודה וההתקדמות שלנו ליעילה יותר. אלא להפך.

העובדה הפשוטה היא שאנחנו פשוט לא מסוגלים להתמקד ולעבוד בצורה יעילה ביותר ממשימה אחת בכל פעם. כשאנחנו עוברים בין משימות המח שלנו צריך להסתגל בכל פעם לעיבוד ועבודה עם מידע חדש. קפיצות בין נושאים ומטלות שונות מציפים את המוח ופוגעים באיכות העבודה שלנו. ככל שיהיו יותר משימות בינהם נתמרן כך איכות העבודה שלנו תיפגע יותר. ובמיוחד אם אחת מהמשימות או יותר דורשת מאיתנו דיוק וריכוז גבוהים.

בעיה נוספת ולא פחות חשבה היא נושא הלחץ והסטרס. בטווח הקצר – עבודה על מספר משימות במקביל יכולה לתת לנו הרגשת אופוריה: 'וואו, אני סופר יעיל היום'... אבל, עם הזמן, עבודה על מספר משימות יחד משאירה אותך מרוקן, מותש ושחוק.

ומהצד השני:

כמה מסופק אתה מרגיש כשאתה מקדיש את מלוא תשומת הלב למשימה אחת ויחידה? אפשר להתמקד, להתרכז, לעבוד בשלוה ובעיקר- לחוש גאווה כאשר העבודה נגמרת ואתה עשית את המקסימום האפשרי.

אורך החיים המודרני הופך עבור רבים מאיתנו את המולטי-טאסקינג למשהו שטבוע בנו, ולעיתים אפילו קשה לנו לזהות כשאנחנו עושים זאת. ישנם לא מעט לחצים חברתיים שממש דורשים מאיתנו לעבוד במקביל על מספר דברים. מצפים מאיתנו להיות זמינים בכל עת ולהגיב באופן מיידי.

אם אתה מוצא את עצמך בודק את הטלפון בזמן שיחה עם משהו, או אפילו בזמן שאתה צופה בטלוויזיה אתה עסוק במולטי-טסקינג. אנחנו מתרגלים להתעסק במספר דברים במקביל ומעתיקים את ההתנהגות הזו אח"כ גם למשרד בעבודה ולזמן האיכות שלנו עם המשפחה. 

ניתן לצמצם עבודה על מספר משימות במקביל ולהתמקד רק בעבודה אחת בכל פעם, ובכך לשפר את איכות ויעילות העבודה שלך והכי חשוב- להפחית את רמות הלחץ והחרדה. מי שרוצה לשנות את צורת העבודה וההתנהלות שלו בחיי היומיום יכול להילחם במולטי-טסקינג. 

איך עושים את זה?

קודם כל, למנוע מאחרים לקבוע את סדר היום שלך ע"י נקיטת צעדים לניהול גבולות אישיים.

וגם, מספר שינויים קטנים ומעקב אחר ההתנהלות היומית שלך בעבודה יכולים לעשות שינוי גדול:

1. ניהול יומן הפרעות: מי הכי מפריע לך או קוטע אותך באמצע העבודה? כמה דחופה הבקשה? כיצד ניתן למזער או להעלים את ההפרעה?

2. התנהלות אסרטיבית יותר עם קולגות בכדי לצמצם הפרעות

3. כיבוי התראות בנייד בזמן עבודה על פרוייקט גדול/חשוב/דורש ריכוז בכדי להפחית את הפיתוי לבדוק מיילים/הודעות בכל כמה דקות

4. תכנון זמן להפרעות דחופות: יכול להיות מצב בו תידרש לעזוב משימה עליה אתה עובד בכדי לעבוד על משימה אחרת הדורשת התערבות מיידית. 

אל תנסה לעשות את שתי העבודות במקביל. לפני שאתה עוזב את המשימה עליה עבדת  - רשום לעצמך הערות/רעיונות ומחשבות/דברים שתכנת לכתוב/לעשות לגביה ורק אז עבור אל המשימה הדחופה. 

(כך יהיה לך קל יותר לחבר מחדש את חוט המחשבה ולא לבזבז זמן על היזכרות בפרטים)

הרבה אנשים מאמינים שמולטי-טאסקינג היא דרך יעילה להספיק יותר לאורך היום, אבל למעשה מדובר במיתוס. 

במציאות, עבודה על מספר משימות במקביל רק פוגעת באיכות העבודה, מגבירה את המתח והלחץ וגורמת לנו לבזבז יותר זמן. 

ניתן לנהל את הזמן טוב יותר אם נהפוך להיות מודעים לרגעים בהם אנחנו עובדים על מספר משימות במקביל ולרכז את העשייה למשימה אחת בכל פעם. מי שמתאמן ומצליח מגלה שהוא דווקא מספיק יותר לאורך היום, משפר אך ההרגשה, מעלים את המתח והעצבנות ונשאר עם יותר אנרגיה בסוף היום.

לכלים מעולם הניהול לתכנון זמן יעיל יותר

 התגברות על דחיינות

 קבלת החלטות

 הפחתת סטרס

השגת יעדים 

העצמה, אסרטיביות וביטחון העצמי 

054-789-4522 

קרא עוד
1 דקות קריאה
6 טעויות בניהול הזמן שלך לאורך היום

6 טעויות בניהול הזמן שלך לאורך היום

אחת הדרכים היעילות ביותר לשיפור הפרודוקטיביות היא זיהוי ותיקון טעויות בניהול הזמן שלך. מאמר זה מתייחס ל- 6 הטעויות הנפוצות ביותר בעבודה ואיך מתקנים אותן בקלות.


מחקרים מראים שניהול נכון של זמן עוזר להפחית באופן משמעותי את רמות המתח והלחץ לאורך היום וזאת בזכות העובדה שהוא מאפשר לנו להיות יותר פרודוקטיבים. (בעבודה אבל גם בבית). 

ניהול זמן ומשימות נכון מאפשר לנו להשקיע גם בהתפתחות אישית, בתחביבים המסבים לנו הנאה ולא רק במטלות ובמשימות שהן בגדר 'חובה' ו'הכרח'.

רבים מאיתנו יודעים שניתן לנהל זמן ומשימות יומיות ושבועיות באופן יעיל יותר, אבל לא תמיד מצליחים לזהות את הטעויות בתהליך ובטח שלא מודעים לכך שניתן לתקן אותן בקלות יחסית. 

הנה 5 טעויות נפוצות בניהול זמן ומשימות שלנו וכיצד ניתן לתקן אותן:

טעות #1:

לא לעבוד עם רשימת משימות

כמה פעמים ביום עוברת לך בראש המחשבה הזאת של:  'אוף, אני זוכר שיש איזה משהו שאני חייב להספיק לעשות היום, אבל מה'

זה סימן שאתה לא עובד עם רשימת משימות, או שאולי, אתה עובד איתה לא נכון.

אחד הטריקים ברשימת משימות יעילה הוא תיעדוף נכון. (דירוג כל המשימות ועבודה עליהן ע"פ סדר החשיבות שקבענו 1-5) 

עוד דרך פשוטה וקלה לתיעדוף היא שיטת המטריקס של אייזנהאואר: 


גם משימות הכתובות באופן 'מעורפל' ברשימה יכולות לפגוע באפקטיביות ובניהול הזמן, למשל, משימות שכתובות ככה:

'להתחיל לכתוב דו"ח' או  'לתקן את הצעת המחיר' 

אלו משימות שכתובות בצורה כללית מידי ולא לגמרי ברור מה בדיוק אני צריך לעשות כדי להשלים אותן.

חוסר פירוט של פעולות קונקרטיות יגרמו לך להתמהמה בביצוע המשימה או להחמיץ פעולות הכרחיות בדרך להשלמתה. מומלץ לפרק משימות גדולות למשימות קטנות ומוגדרות.

טעות #2:

 לא לקבוע לעצמך יעדים אישיים

איפה תרצה להיות בעוד חצי שנה מהיום? ובעוד שנה? ובעוד 10 שנים? לא יודע? זה הזמן לקבוע ולהגדיר לעצמך יעדים אישיים.

קביעת יעדים זו ה -דרך לניהול טוב יותר של זמן. 

יעדים נותנים לך כיוון ועוזרים לך לקבוע במה שווה להשקיע את הזמן שלך ואילו פעולות הן לא יותר מ'הסחות דעת'.

טעות #3:

 דחיינות

מעדיף לדחות משימות שצריך לעשות עכשיו לאח"כ?

קודם כל, הדחיינות גורמת לך להרגיש אשם ש'עדיין לא התחלת'. וכשאתה כבר מתחיל לעבוד – זה לרוב יהיה ברגע האחרון (ובלחץ), העבודה עצמה תיעשה באופן מרושל יותר במקרה אחד או שלא תהיה מוכנה בזמן הנדרש במקרה אחר.

אחת האסטרטגיות המוצלחות יותר להביס את הדחיינות היא פשוט להקציב למשימה 'בעייתית' רק 10 דק'. לעיתים דחיינים מרגישים שהם חייבים להשלים משימה מתחילתה ועד סופה בפעם אחת. הציפייה הגבוהה הזו מעצמם גורמת להם להרגיש מוצפים ולחוצים וכתוצאה מכך הם נמנעים מביצועה עד כמה שניתן. הקצבת 10 דקות לעבודה בכל פעם עוזרת להתגבר על ההלם והרתיעה ומעודדת אותנו להתחיל לעבוד עם יותר ביטחון.

טעות #4:

עבודה על מספר משימות במקביל (מולטיטסקינג) 

כדי להתגבר על העומס דפנה עונה באופן קבוע למיילים בזמן שהיא משוחחת עם לקוחות בטלפון.

מחקרים מראים שלוקח לנו בין 20%-40% יותר זמן לסיים רשימת משימות כאשר אנו עובדים על מספר משימות במקביל מאשר אם היינו מבצעים את אותן משימות ברצף (כלומר, אחת אחרי השנייה).

התוצאה מהעבודה של דפנה: שתי המשימות שלה דורשות ממנה יותר זמן השקעה בפועל ואיכות עבודתה טובה פחות - המון טעויות במיילים שלה וגם לקוחות מתוסכלים (ועצבניים) מחוסר הריכוז שלה בשיחה.

ההמלצה: התמקדות רק במשימה אחת בכל פעם נותנת לנו הספק מהיר יותר ואיכות עבודה גבוהה יותר.

טעות #5:

שיבוץ לא נכון של משימות לאורך היום

תרנגול או ינשוף?

אתה טיפוס של בוקר? מקבל בוסט של אנרגיה רק אחרי ארוחת הערב? לכל אחד מאיתנו קצב עבודה שונה וזמן אחר ביום בו נרגיש 'בשיא שלנו'.

ניצול זמן נכון הוא תיזמון עבודה בעלת ערך גבוה לשעות בהן אתה בשיא האנרגיה שלך (סיעור מוחות, עבודה הדורשת יצירתיות, ריכוז וכו') ועבודה קלה/בעלת ערך נמוך  לשעות בהן האנרגיה שלך היא יותר נמוכה (בדיקת מיילים/החזרת טלפונים וכו').

טעות #6:

קושי בתיעדוף והתגברות על הסחות דעת

קולגה נכנס למשרד וזקוק לעזרה מיידית ודחופה ואתה, בדיוק באמצע סיעור מוחות 

לפרויקט החדש שקיבלת...אם תתפנה לעזור לקולגה - יש סבירות גבוהה שתאבד את 

המומנטום, וכל העבודה שהשקעת תרד לטמיון. 

אנשים המתקשים להתמודד עם הסחות דעת (מסוגים שונים) מפסידים בממוצע כשעתיים 

ביום.. 

הסחות דעת מגיעות ממוקדים שונים ומונעים מאיתנו שטף פעולה, פוגעים בריכוז שלנו 

וביכולת העבודה. תהליך עבודה איכותי הוא תהליך בו אנו נוכחים 100% וברצף. 

מי שרוצה לנהל את הזמן שלו ביעילות - חייב לדעת לתעדף נכון, להבדיל בין דחוף וחשוב

 ולהבין איזו משימה ניתן להאציל ואיזו משימה הוא חייב לעשות בעצמו.

.

אם נהייה קצת יותר מודעים לסגנון העבודה האישי שלנו לאורך היום ונדאג לבצע את 

השינויים הקטנים הנדרשים - ההספק היומי שלנו יעלה פלאים והאנרגיה והרוגע ישמרו 

לאורך כל היום.

בהצלחה!

____

איך תיראה הקריירה שלך בעוד שנה מהיום? ובעוד 5 שנים?

כמה זמן פנוי יהיה לך בשבוע? מה תעשה בו?

רוצה עוד כלים לניהול זמן נכון? רוצה לבנות תוכנית פעולה שנתית להגשמת מטרות בחיים?

לקבל כלים לקבלת החלטות טובה יותר בחיים?

קבע איתי פגישה עוד היום ותתחיל לסדר את החיים שלך

שרית 054-7894522



קרא עוד
1 דקות קריאה
עובדות מעניינות על ניהול הזמן שלנו בעבודה

עובדות מעניינות על ניהול הזמן שלנו בעבודה

איך אנחנו 'מבזבזים' את הזמן שלנו בעבודה או זה שאת/ה נמצא/ת בעבודה לא אומר שאת/ה באמת עובד/ת

איך אנחנו 'מבזבזים' את הזמן שלנו בעבודה
או
זה שאתה נמצאת בעבודה לא אומר שאתה באמת עובד


מוצף/ת באימיילים, תקוע/ה בפגישות לא רלוונטיות ובין לבין הפרעות בלתי פוסקות של הקולגות....
מתי יהיה לך זמן לעשות עבודה אמיתית? זו שאת/ה מקבל/ת עליה משכורת?
את/ה לא לבד

מהם שואבי הזמן הגדולים יותר בעבודה?

אימיילים
מנסה ללא הפסקה לרוקן למינימום אפשרי את תיבת הדואר הנכנס? לא מומלץ!
הסתמכות יתר על אימיילים בעבודה יומיומית עם קולגות ועמיתים לעבודה מבזבזת לך המון זמן...
הידעת?
1. העובד הממוצע מקבל כ 304 מיילים בקשר לעבודה בכל שבוע
2. עובד ממוצע בודק כ- 36 פעמים בשעה את תיבת הדואר שלו
3. נדרשות ממך 16 דקות 'לחזור לעבודה' אחרי שטיפלת במייל שנכנס
4. 10 נק' של אייקיו הולכות לאיבוד כשאנחנו מתעסקים באופן בלתי פוסק באימיילים שזה בערך כמו לתפקד יום שלם אחרי לילה לבן...

פגישות חסרות תכלית
האם היום שלך מלא בפגישות לא פרודוקטיביות? זמן שמעבירים ביחד הוא לא תמיד זמן עבודה אמיתי ואפקטיבי
הידעת?
1. העובד הממוצע משתתף בכ- 62 ישיבות בחודש
2. ½ מזמן הישיבה נחשב כ 'זמן מבוזבז'
3. 31 שעות בחודש מבוזבזות על פגישות לא יעילות

ומה אנחנו עושים בפגישה?

91% מאיתנו חולמים בהקיץ
96% מפספסים ישיבה
39% נרדמים במהלך הישיבה
45% מרגישים מוצפים מכמות הישיבות בהם אנחנו משתתפים או צריכים להשתתף
73% עושים דברים אחרים בזמן הישיבה
67% מתלוננים על זה שישיבות הם הגורם לבזבוז הזמן הגדול ביותר בעבודה

הפרעות בלתי פוסקות
שתי שיחות קצרות בטלפון, הודעות בטלפון, מפגש אקראי בחדר קפה, גלישה באתרי חדשות, רשתות חברתיות....
הידעת?
1. לעובד ממוצע יפריעו בכל יום כ- 56 פעמים
2. הזמן הנדרש 'להתאפסות' אחרי כל הפרעה מצטבר לכדי שעתיים ביום!
3. 80% מההפרעות בעבודה נחשבות 'הפרעות טריוויאליות'
4. רק 60% מזמן העבודה שלנו מושקע בעבודה יעילה

-------

זמן הוא המשאב היחידי אותו אנחנו לא יכולים לקנות, אבל, לעיתים קרובות אנחנו מבזבזים אותו או משתמשים בו בצורה לא יעילה. התייחסות מודעת למשימות ופעולות שאנו מבצעים לאורך היום הוא השלב הראשון בדרך להתייעלות בזמנים וניהול משימות חכם יותר.

איך לנהל את הזמן והמשימות שלנו באופן יעיל יותר? 

5 כללים שיעזרו לנו לשמור על מיקוד ואפקטיביות לאורך היום:

1. קודם כל חשוב להיות הגיוניים: כמה זמן פנוי עומד לרשותי בעבודה/בבית והתאמת המשימות לזמן (להימנע מעומס יתר)
2. בעבודה: לוודא שיש מספיק זמן למשימות הכרחיות (משימות שלפיהן מעריכים אותי)
3. ניתוח וזיהוי משימות קבועות ומשתנות שניתן להאציל/להעביר למיקור חוץ/לבטל
4. להשאיר מקום לארועי בלת"מ והפרעות צפויות לאורך היום
5. לשמור במשך היום גם זמן פנוי ליעדים ומטרות אישיות בחיים האישיים שלי

רוצה ללמוד איך לנהל את הזמן שלך בעבודה ובבית טוב יותר?

ליצור רשימת משימות שתעבוד לך? להתגבר על דחיינות?

כדאי לך לנסות כמה פגישות של אימון חשיבתי

צור/י איתי קשר כאן באתר או בטלפון

0547894522

שרית  




קרא עוד
1 דקות קריאה
איך בונים נכון רשימת משימות?

איך בונים נכון רשימת משימות?

למה רשימת המשימות שאנחנו כותבים לעצמנו לא תמיד עובדת?

מה הבעיה עם רשימת משימות?
למה זה לא תמיד עובד?
.
אחת הבעיות המרכזיות ברשימת משימות (TO DO LISTS) שאנו מכינים לעצמנו היא שהן פשוט לא מתוכננות ולא כתובות נכון. רשימות ענקיות, מפוצצות במשימות שלא תורגמו לתוצאות בשטח:
1. להתקשר לסוכן ביטוח
2. להכין מצגת
3. לשדרג את נראות הסלון
.
.
לעיתים קרובות דווקא המידע הכי חשוב במשימה: מה בדיוק אני צריך לעשות - חסר.
וגם, אם יש לי יותר מ 20 פריטים ברשימה היא הופכת למסורבלת וקשה לביצוע. אני בקלות עלול לפספס פעילויות הכרחיות וגם התחייבות שנתתי.
.
כל מי שבמסגרת עבודתו או בחייו האישיים נדרש לתמרן בין מספר גדול של משימות ופרויקטים חייב לדעת איך בונים רשימת משימות אפקטיבית. ובשפה מקצועית - תוכנית פעולה.
.
תוכנית פעולה כוללת יעדים לטווח קצר, בינוני וארוך ועוזרת לתכנן את הזמן מבלי לשכוח התחייבויות.
תוכנית פעולה עוזרת לך לחשוב על סדרי העדיפויות שלך כך שתוכל להתמקד בדברים החשובים ולהימנע מפעילויות בעלות ערך נמוך.
.
נכון, היא יותר מורכבת מרשימת מטלות רגילה אבל ברגע שלומדים איך לכתוב ולהשתמש בה מגלים שאפשר להשתלט על העומס בקלות ועם הרבה פחות לחץ. מקבלים תחושת שליטה, רואים התקדמות בשטח והכי חשוב: היא מאפשרת עבודה קלה על מספר פרויקטים במקביל.

איך בונים רשימת משימות אפקטיבית?

שלב 1: איסוף

רישום של כל המשימות והמטלות שלך הדורשים התייחסות, טיפול או פיתרון. מדובר במשימות חשובות יותר ופחות, דחופות יותר ופחות. גם מקצועית וגם אישית.

שלב 2: גיזום

לעבור על כל הפריטים מהרשימה – האם באמת נדרשת ממך פעולה מכל אחת מהמשימות? הרבה ממה שנקרה בדרכנו לא ממש רלוונטי עבורנו או שהוא לא ממש חשוב ביחס לדברים אחרים או בכלל. במידה ואפשר להעביר משימה או לבטל אותה- עשה זאת.

שלב 3: ארגון סדרי עדיפויות

לקבץ לקבוצות משימות נפרדות (יחידות) המתקשרות לפרויקט גדול אחד.

לדוגמא: 

חידוש צבע בסלון, חידוש רובה בשירותים, החלפת מושב אסלה = שיפוץ ושידרוג הבית

לבדוק מבחן ג/2, כתיבת שיעור לדוגמא כיתה ו', קביעת פגישה עם רכזת מקצוע אנגלית, איסוף חומרים לטקס סוף שנה = מטלות עבודה

אח"כ, יש לסקור את הפריטים הבודדים בתוך הפרויקטים הגדולים ולדרג את המשימות הקטנות ע"פ דרגת חשיבות ועדיפות בין 1-5 (1 דחוף מאוד 5-לא דחוף)

שלב 4: התאמת המשימות ללו"ז היומי

בכל יום יש לבחון מספר משימות קטנות מפרויקטים גדולים ולשלבם בתוך הלוז היומי בהתאם לעדיפות ולדירוג שנתתם.


בהצלחה

קרא עוד
1 דקות קריאה
11 עובדות על ניהול הזמן שלנו

11 עובדות על ניהול הזמן שלנו

חוק 1-3-5 לניהול משימות אפקטיבי

11 עובדות על ניהול הזמן שלנו  
וחוק 1-3-5 לניהול משימות אפקטיבי

1. האדם הממוצע משתמש ב 13 שיטות שונות לנהל ולשלוט בזמן שלו

2. חוק 20/80 אומר שברוב המקרים אנו משיגים 80% מהתוצאות ב 20% מאמץ.
    את ה 20% הנותרים נשיג בעזרת 80% של השקעה נוספת

3. 10-12 דקות של השקעה בתכנון הלו"ז היומי יחסכו לך לפחות שעתיים של זמן מבוזבז במהלך היום

4. הפרודוקטיביות שלנו יורדת ב-40% כאשר אנחנו מנסים לעשות שני דברים או יותר במקביל

5. אדם העובד בשולחן מבולגן 'משקיע' כשעה וחצי ביום בחיפוש חפצים או בסידור, התעסקות בדברים שמפריעים לו לעבוד

6. שעה של תכנון מוקדם חוסכת כ- 10 שעות עבודה

7. החלק הקשה ביותר בהאצלת משימות היא היכולת לשחרר

8.  9 מתוך 10 אנשים 'חולמים בהקיץ' בזמן פגישות

9.  60% מהמשתתפים בפגישה יכתבו לעצמם 'הערות' כדי ליצור אשליה של הקשבה

10. 20% מיום עבודה ממוצע מושקע במשימות קריטיות או חשובות בעוד ש 80% מיום העבודה הממוצע מבוזבז על משימות בעלות ערך קטן או חסרות ערך לחלוטין

11. ברוב המקרים, ייקח לנו לבצע משימה פי 2 יותר זמן ממה שתכננו

בהשראת מאמרו של  Dr. Donald E. Wetmore 

TIME MANAGEMENT FACTS AND FIGURES

Wetmore הוא מומחה לניהול זמן והבעלים של 'המכון לפרודוקטיביות' בקונטיקט, ארה"ב


טיפ לניהול משימות יומי

חוק חוק 1-3-5
בתכנון הלו"ז היומי שלכם שלבו משימות בדרגות זמן עבודה משתנה:

משימה אחת גדולה – אותה מומלץ לשבץ ב'שעת הזהב' (השעה ביום בה אני עם הכי הרבה אנרגיה לעשייה)

 3 משימות בינוניות (כחצי שעת עבודה למשימה)
 5 משימות קטנות (עד 2-5 דק' עבודה)

כל משימה בלו"ז שלנו (בין אם מדובר על שעות עבודה במשרד או בבית) צריכה לקבל בלעדיות ולהיות תחומה בזמנים על מנת שנוכל להקדיש לה את מלוא תשומת הלב שלנו וללא הסחות דעת

קרא עוד
1 דקות קריאה
מיתוסים על ניהול זמן

מיתוסים על ניהול זמן

בהשראת המאמר: Time Management Myths That Are Hurting Your Productivity Forbes Coaches Council

מיתוסים על ניהול זמן שרק פוגעים בפרודוקטיביות שלך


ניהול זמן טוב זה לא יותר מניהול משימות נכון 

ניהול זמן נכון אומר קודם כל הצבת גבולות. הגבולות שלי יעזרו לי לקבוע היכן להשקיע את האנרגיה שלי. ההחלטות שאני עושה מכתיבות את סדרי העדיפויות שלי. כדי ליצור ניהול זמן יעיל אני צריך לדעת כיצד לבחור נכון.


משימה קשה ומאתגרת צריך לבצע בתחילת היום

כשאני עסוק רק בניהול זמן ולא לוקח בחשבון את הקצב הטבעי והאישי שלי אני פוגע באיכות ובקצב העבודה שלי. הרצון להתחיל לעבוד על משימה מאתגרת כשהאנרגיה הנפשית (או הפיזית) היא נמוכה הוא מתכון בטוח לדחיינות.


מולטי-טאסקינג יעזור לי להספיק יותר בפחות זמן

הדרך היעילה ביותר לניהול זמן נכון הוא להיות מודע לתהליך. לכן, חשוב להיות נוכח ב 100% מהזמן במשימה אותה אני מבצע. עבודה על מספר משימות במקביל מפריעה ליכולת הריכוז ועיבוד המידע וגורמת לבזבוז זמן וחוסר יעילות.


אין מספיק שעות ביממה להספיק לעשות את כל מה שרוצים

הבחירות בחייך הם בשליטתך ובאחריותך הבלעדית

משפטים כמו: 'אין לי זמן לחיי חברה', 'אין לי פנאי לחשוב לאן אני רוצה להוביל את הקריירה שלי', 'רק בפנסיה אני אוכל לעשות ספורט'...

אלו  משפטים של אנשים שחייהם מתנהלים מכוח ההרגל, אנשים שאינם מסוגלים או אינם מוכנים לבחור. 

בחירה כיצד לחלק את הזמן שלי, על מה לוותר ובמה להשקיע. בחירה היא עניין שדורש אומץ, כוונה או מחשבה לטווח רחוק

עלי לקבוע ולהבין בעצמי: 

מה הכי חשוב לי ברגע זה? 

מה מונע ממני למצוא את הזמן להתעסק בזה? 

כיצד אוכל להשקיע את המשאבים והזמן שברשותי על מנת לקדם את הנושא?

אנחנו לא יכולים לשלוט בזמן. לכולנו יש את אותן 168 שעות בשבוע לעשות את מה שאנחנו רוצים וצריכים

אנחנו כן יכולים לנהל את האנרגיה שלנו על מנת להגביר את היעילות שלנו

ניהול אנרגיה מתחיל באמונה ובתפיסה שיש לי מספיק זמן לדברים שחשובים לי באמת

אני כן יכול לבחור להקדיש זמן ביום שלי כדי להתמקד במטרה ובאג'נדה להתפתחות האישית שלי.


בהשראת המאמר:  Time Management Myths That Are Hurting Your Productivity

Forbes Coaches Council

קרא עוד
1 דקות קריאה