ניהול זמן ומשימות: כמה יעיל לעשות מולטי-טסקינג (Multitasking)?

האם עבודה על מספר משימות במקביל משפרת את היעילות ועוזרת לנו לחסוך בזמן?

אני בעיצומה של ישיבת צוות חשובה; תוך כדי הקשבה ומבלי שאף אחד ישים לב אני מצליחה להציץ ולבדוק את תיבת המייל שלי וגם לעדכן את רשימת המשימות היומית –

3 משימות שבוצעו בשעה אחת - וואו, ממש סופר יעילות נכון?

רבים מאתנו מאמינים שעבודה על מספר משימות במקביל היא דרך יעילה להתמודד עם עומס מוגבר.

המציאות (והמחקרים) מראים שהתנהלות כזאת רק פוגעת באיכות העבודה שלנו, מגבירה את הלחץ וגוזלת יותר זמן בפועל (חוסר ריכוז, עבודה לא מדויקת, מרושלת, תיקונים רבים וכו').

נושא המולטי-טסקינג נבחן ונבדק באופן קפדני במחקרים רבים. כל המחקרים ללא יוצא דופן מגיעים למסקנה ברורה:

עבודה על מספר משימות במקביל איננה הופכת את העבודה וההתקדמות שלנו ליעילה יותר. אלא להפך.

העובדה הפשוטה היא שאנחנו פשוט לא מסוגלים להתמקד ולעבוד בצורה יעילה ביותר ממשימה אחת בכל פעם. כשאנחנו עוברים בין משימות המוח שלנו צריך להסתגל בכל פעם לעיבוד ועבודה עם מידע חדש. קפיצות בין נושאים ומטלות שונות מציפים את המוח ופוגעים באיכות העבודה שלנו. ככל שיהיו יותר משימות בינהם נתמרן כך איכות העבודה שלנו תיפגע יותר. ובמיוחד אם אחת מהמשימות או יותר דורשת דיוק וריכוז גבוהים.

לכל אחד מאיתנו יש כמות מסויימת של מידע שהוא יכול להכיל, כשאנחנו עוברים את הרף הזה נוצר עלינו עומס קוגנטיבי: לחץ, סטרס, קושי להרדם בלילה, אנחנו עצבניים וכל הזמן מרגיש לנו שיש איזה עניין אחד חשוב ששכחנו ממנו..

בטווח הקצר – עבודה על מספר משימות במקביל יכולה לתת לנו הרגשת אופוריה: 'וואו, אני סופר יעיל היום'... אבל, עם הזמן, עבודה על מספר משימות יחד משאירה אותך מרוקן, מותש ושחוק.

כמה מסופק אני יכול להרגיש כשאני מקדיש את מלוא תשומת הלב למשימה אחת ויחידה? אפשר להתמקד, להתרכז, לעבוד בשלווה ובעיקר- לחוש גאווה כאשר העבודה נגמרת ועשיתי את המקסימום האפשרי.

אורך החיים המודרני הופך עבור רבים את המולטי-טסקינג למשהו שטבוע בנו, ולעיתים אפילו קשה לנו לזהות כשאנחנו עושים זאת.

ישנם לא מעט לחצים חברתיים שממש דורשים לעבוד במקביל על מספר דברים. מצפים מאתנו להיות זמינים בכל עת ולהגיב באופן מיידי.

אם אתה מוצא את עצמך בודק את הטלפון בזמן שיחה עם משהו, או אפילו בזמן שאתה צופה בטלוויזיה אתה עסוק במולטי-טסקינג. אנחנו מתרגלים להתעסק במספר דברים במקביל ומעתיקים את ההתנהגות הזו אח"כ גם למשרד בעבודה ולזמן האיכות שלנו עם המשפחה.

ניתן לצמצם עבודה על מספר משימות במקביל ולהתמקד רק בעבודה אחת בכל פעם, ובכך לשפר את איכות ויעילות העבודה שלך והכי חשוב- להפחית את רמות הלחץ והחרדה. מי שרוצה לשנות את צורת העבודה וההתנהלות שלו בחיי היומיום יכול להילחם במולטי-טאסקינג.

איך עושים את זה?

קודם כל, למנוע מאחרים לקבוע את סדר היום שלך ע"י נקיטת צעדים לניהול גבולות אישיים .

וגם, מספר שינויים קטנים ומעקב אחר ההתנהלות היומית שלך בעבודה יכולים לעשות שינוי גדול:

1. ניהול יומן הפרעות: מי הכי מפריע לך או קוטע אותך באמצע העבודה? כמה דחופה הבקשה? כיצד ניתן למזער או להעלים את ההפרעה?

2. התנהלות אסרטיבית יותר עם קולגות (ובכלל עם הסביבה) בכדי לצמצם הפרעות ולשמור על הריכוז בזמן העבודה שלכם.

ללמוד להגיד לא עוזר לנו להיות יותר נאמנים לעצמנו ויותר אמיתיים לסביבה שלנו.

מדריך לתרגול עצמאי - תקשורת אסרטיבית בעבודה ובכלל

Buy Now

3. כיבוי התראות בנייד בזמן עבודה על פרויקט גדול/חשוב/דורש ריכוז בכדי להפחית את הפיתוי לבדוק מיילים/הודעות בכל כמה דקות. ובכלל, סננו את המידע שמגיע אליכם. השתיקו קבוצות ווטסאפ פעילות וחופרות במיוחד, נסו להפחית את כמות ההתרעות במייל ובטלפון וגשו עצמאית לאפליקציה הנדרשת כשאתם זקוקים לה.

4. תכנון זמן להפרעות דחופות: יכול להיות מצב בו תידרש לעזוב משימה עליה אתה עובד בכדי לעבוד על משימה אחרת הדורשת התערבות מידית. אל תנסה לעשות את שתי העבודות במקביל. לפני שאתה עוזב את המשימה עליה עבדת - רשום לעצמך הערות/רעיונות ומחשבות/דברים שתכנת לכתוב/לעשות לגביה ורק אז עבור אל המשימה הדחופה.

(כך יהיה לך קל יותר לחבר מחדש את חוט המחשבה ולא לבזבז זמן על היזכרות בפרטים).

5. עשו הפסקות. הפסקות הן חלק הכרחי בהתקדמות שלנו וזאת כדישנוכל להישאר יצירתיים, חדים וממוקדים בכל דבר שאנחנו עושים.

פרגנו לעצמכם מידי תקופה יום חופשי או אפילו חופשה בת כמה ימים. חופשות יעזרו לכם להישאר אנרגטיים, רגועים ובריאים פיזית ונפשית.

כאן אפשר למצוא תרגילים פסיכולוגיים פשוטים שיעזרו לך לחזור לריכוז ועבודה יעילה

איך מתגברים על הפרעות ונדידת מחשבות בזמן העבודה

לקשור מחדש את חוט המחשבה

הרבה אנשים מאמינים שמולטי-טאסקינג היא דרך יעילה להספיק יותר לאורך היום, אבל למעשה מדובר במיתוס. במציאות, עבודה על מספר משימות במקביל רק פוגעת באיכות העבודה, מגבירה את המתח והלחץ וגורמת לנו לבזבז יותר זמן.

ניתן לנהל את הזמן טוב יותר אם נהפוך להיות מודעים לרגעים בהם אנחנו עובדים על מספר משימות במקביל ולרכז את העשייה למשימה אחת בכל פעם. מי שמתאמן ומצליח מגלה שהוא דווקא מספיק יותר לאורך היום, משפר אך ההרגשה, מעלים את המתח והעצבנות ונשאר עם יותר אנרגיה בסוף היום.

משימות, רשימות והחיים שלך

Buy Now