• שרית קלדרון גורקוב

6 טעויות נפוצות בניהול זמן

עודכן ב: ספט 5

זמן הוא המשאב היחידי אותו אנחנו לא יכולים לקנות אבל, לעתים קרובות, אנחנו מבזבזים אותו או משתמשים בו בצורה לא יעילה. התייחסות מודעת למשימות או פעולות שאנו עושים לאורך היום הוא השלב הראשון בדרך להתייעלות בזמנים וניהול משימות חכם יותר.

אחת הדרכים היעילות ביותר לשיפור הפרודוקטיביות היא זיהוי ותיקון טעויות בניהול הזמן שלך.

מחקרים מראים שניהול נכון של זמן עוזר להפחית באופן משמעותי את רמות המתח והלחץ לאורך היום וזאת בזכות העובדה שהוא מאפשר לנו להיות הרבה יותר פרודוקטיביים. ניהול זמן ומשימות נכון מאפשר לנו להשקיע גם בהתפתחות אישית; בתחביבים המסבים לנו הנאה ולא רק במטלות ובמשימות שהן בגדר 'חובה' ו'הכרח'.

רבים מאיתנו יודעים שניתן לנהל זמן ומשימות יומיות ושבועיות באופן יעיל יותר, אבל לא תמיד מצליחים לזהות את הטעויות בתהליך ובטח שלא מודעים לכך שניתן לתקן אותן בקלות יחסית.


הנה 6 טעויות נפוצות בניהול זמן ומשימות שלנו:


טעות #1

לא לעבוד עם רשימת משימות


כמה פעמים ביום עוברת לך בראש המחשבה הזאת של: 'אוף, אני זוכר שיש איזה משהו שאני חייב להספיק לעשות היום, אבל מה'?

זה סימן שאתה לא עובד עם רשימת משימות, או שאולי, אתה עובד אתה לא נכון.

אחד הטריקים ברשימת משימות יעילה הוא תעדוף נכון. (דירוג כל המשימות ועבודה עליהן ע"פ סדר החשיבות שקבעתי לעצמי).

דרך פשוטה וקלה לתעדוף היא שיטת המטריקס של אייזנהאואר:





גם משימות הכתובות באופן 'מעורפל' ברשימה יכולות לפגוע באפקטיביות ובניהול הזמן, למשל, משימות שכתובות ככה:

'להתחיל לכתוב דו"ח' או 'לתקן את הצעת המחיר' אלו משימות שכתובות בצורה כללית מידי ולא לגמרי ברור מה בדיוק אני צריך לעשות כדי להשלים אותן. חוסר פירוט של פעולות קונקרטיות יגרמו לך להתמהמה בביצוע המשימה או להחמיץ פעולות הכרחיות בדרך להשלמתה. מומלץ לפרק משימות גדולות למשימות קטנות ומוגדרות.


טעות #2

לא לקבוע לעצמך יעדים אישיים


איפה תרצה להיות בעוד חצי שנה מהיום? ובעוד שנה? ובעוד 10 שנים? לא יודע? זה הזמן לקבוע ולהגדיר לעצמך יעדים אישיים.

קביעת יעדים זו ה -דרך לניהול טוב יותר של זמן. 

יעדים נותנים לך כיוון ועוזרים לך לקבוע במה שווה להשקיע את הזמן שלך ואילו פעולות הן לא יותר מ'הסחות דעת'.

לא יודע איך מתחילים? אפשר להתחיל כאן


טעות #3

דחיינות


מעדיף לדחות משימות שצריך לעשות עכשיו לאח"כ?

דחיינות גורמת לך להרגיש אשם ש'עדיין לא התחלת'. וכשתתחיל כבר לעבוד – זה לרוב יהיה ברגע האחרון (ובלחץ), העבודה עצמה תיעשה באופן מרושל יותר במקרה אחד או שלא תהיה מוכנה בזמן הנדרש במקרה אחר.

אחת האסטרטגיות המוצלחות יותר להביס את הדחיינות היא פשוט להקציב למשימה 'בעייתית' רק 10 דק. לעתים דחיינים מרגישים שהם חייבים להשלים משימה מתחילתה ועד סופה בפעם אחת. הציפייה הגבוהה הזו מעצמם גורמת להם להרגיש מוצפים ולחוצים וכתוצאה מכך הם נמנעים מביצועה עד כמה שניתן. הקצבת 10 דקות לעבודה בכל פעם עוזרת להתגבר על ההלם והרתיעה ומעודדת אותנו להתחיל לעבוד עם יותר ביטחון.

על שיטת פומדרו לדחיין המצוי כבר שמעת?


טעות #4

עבודה על מספר משימות במקביל (מולטי-טסקינג)


כדי להתגבר על העומס דפנה עונה באופן קבוע למיילים בזמן שהיא משוחחת עם לקוחות בטלפון. התוצאה מהעבודה של דפנה: שתי המשימות שלה דורשות ממנה יותר זמן השקעה בפועל ואיכות עבודתה טובה פחות.

יש לה המון טעויות במיילים וגם הלקוחות שעובדים איתה מתוסכלים (ועצבניים) מחוסר הריכוז שלה בשיחה.

ההמלצה: התמקדות רק במשימה אחת בכל פעם נותנת לנו הספק מהיר יותר ואיכות עבודה גבוהה יותר.

מחקרים מראים שלוקח לנו בין 20%-40% יותר זמן לסיים רשימת משימות כאשר אנו עובדים על מספר משימות במקביל מאשר אם היינו מבצעים את אותן משימות ברצף (כלומר, אחת אחרי השנייה).

טעות #5

שיבוץ לא נכון של משימות לאורך היום


תרנגול או ינשוף?

אתה טיפוס של בוקר?

או אולי אחד כזה שמקבל בוסט של אנרגיה רק אחרי ארוחת הערב?

לכל אחד מאיתנו קצב עבודה שונה וזמן אחר ביום בו נרגיש 'בשיא שלנו'.

ניצול זמן נכון הוא תזמון עבודה בעלת ערך גבוה לשעות בהן אתה בשיא האנרגיה שלך (סיעור מוחות, עבודה הדורשת יצירתיות, ריכוז וכו') ועבודה קלה/בעלת ערך נמוך לשעות בהן האנרגיה שלך היא יותר נמוכה (בדיקת מיילים/החזרת טלפונים וכו').



טעות #6

קושי בתעדוף והתגברות על הסחות דעת


קולגה נכנס למשרד וזקוק לעזרה מידית ודחופה בדיוק כשאתה באמצע סיעור מוחות לפרויקט החדש שקיבלת...אם תתפנה לעזור לקולגה - יש סבירות גבוהה שתאבד את המומנטום, וכל העבודה שהשקעת תרד לטמיון.

אנשים המתקשים להתמודד עם הסחות דעת (מסוגים שונים) מפסידים בממוצע כשעתיים ביום.

הסחות דעת מגיעות ממוקדים שונים ומונעים מאיתנו שטף פעולה, פוגעים בריכוז שלנו וביכולת העבודה.

תהליך עבודה איכותי הוא תהליך בו אנו נוכחים 100% וברצף. מי שרוצה לנהל את הזמן שלו ביעילות - חייב לדעת לתעדף נכון, להבדיל בין דחוף וחשוב ולהבין איזו משימה ניתן להאציל ואיזו משימה הוא חייב לעשות בעצמו.


מודעות והבנה מהו 'סגנון ההתנהלות האישי שלי' יעזרו לי להבין איך לבנות תכנית עבודה שתתאים לי.

תכנית מותאמת עוזרת להתמקד, להתגבר על דחיינות ומשפרת את איכות וכמות העבודה שלי לאורך היום, השנה והחיים.


#חשוב_או_דחוף #ניהול_זמן_ומשימות #התגברות_על_דחיינות #הסחותדעת #ניהולאנרגיה #יעדיםאישיים #תיעדוףנכון #רשימתמשימות #תכניתעבודה #חזוןקריירה


  • Facebook
  • LinkedIn
  • Instagram

©2020 by שרית קלדרון גורקוב - מאמנת אישית. Proudly created with Wix.com