חלק ניכר מהלחץ שאנו חווים בחיים נובע מהתחושה שאין לנו מספיק זמן להכל.
הלחץ והרצון -להספיק- מה שצריך וגם מה שכייף, גורם לנו, באופן טבעי, לנסות ולמצוא פתרונות ודרכים לייעל את ההתנהלות שלנו לאורך היום.
מהן השיטות הכי טובות לניהול זמן יעיל?
המעבר לעבודה מהבית בעקבות מגפת הקורונה ממחיש את פרדוקס ניהול הזמן הגדול היותר של האנושות.
בעוד שיותר מ3/4 מהאנשים דיווחו שעבודה מהבית עוזרת להם לחסוך זמן (התארגנות לעבודה, נסיעות וכו') הנתונים המציאותיים הראו שיום העבודה בשנה וחצי האחרונות התארך בממוצע ב 30 דקות! מוזר נכון?
אם אנחנו 'חוסכים' זמן כשאנחנו עובדים מהבית
אנחנו אמורים לקצר את יום העבודה שלנו ולא להאריך אותו, נכון?
ניהול זמן מודע
איפה במהלך היום הזמן שלך הולך לאיבוד?
לעיתים קרובות קיים פער גדול בין תחושת הזמן הסובייקטיבית שלנו לבין המציאות.
השלב הראשון בניהול זמן נכון הוא לדעת איפה בדיוק הזמן שלך מתבזבז?
ולמי שמעדיף, יש גם את הדרך המסורתית: כל מה שצריך זה דף נייר ועט בעזרתם עוקבים (במשך תקופה קצרה) באופן יומיומי אחר המשימות המבוצעות במהלך היום. בשיטה זו אפשר לעקוב גם אחרי רמת האנרגיה שלך בזמן המשימה ולדרג את החשיבות והנחיצות שלה.
מעקב אחר משימות יעזור לך לזהות משימות שאינן 'משימות ליבה', משימות שלא מקדמות את המטרות שלך. בעזרת המעקב אפשר להבין האם אני מבצע את המשימות השונות שלי בזמן הנכון; האם אני יודע לנהל את האנרגיה שלי לאורך היום? אחרי מספר ימים התיעוד יחשוף היכן צריך להשקיע יותר - ואיפה פחות.
הגבלת זמן למשימות
זה הזמן לבחון את זמן ההשקעה שלך במשימות השונות (עם אפליקציה דרך דף העבודה) -
אילו משימות לקחו לך יותר זמן ממה שהערכת בפועל?
משימות שעלולות לגרום לך 'לגלוש בזמנים' מומלץ לתחום מראש זמן עבודה מוגדר. תחימה תעזור לך לייעל את העבודה וגם תעודד אותך לעבוד באופן ממוקד יותר.
היום בעוד שבוע
אני ממליצה לך להיכנס למשרד ביום ראשון הקרוב עם תכנית שבועית מסודרת וכתובה. מבטיחה לך שינוי מיידי בהתנהלות ובמוטיבציה שלך.
מחקרים מראים שרמות האנרגיה והיצירתיות שלנו משתנות לאורך היום (והשבוע) ולכן מומלץ לקבוע משימות פשוטות ואוטומטיות לימים ולשעות שאנחנו עם אנרגיה נמוכה (ראשון בבוקר לדוגמא, או אחרי ארוחת צהריים) ומשימות הדורשות אנרגיה, ריכוז ויצירתיות לשעות בהן אנחנו יותר מרוכזים ובעלי אנרגיה גבוהה. (ניתן להעזר במסמך מעקב משימות כדי להבין מתי האנרגיה שלך גבוהה ומתי היא נמוכה)
על כרונוביולוגיה והקשור לניהול אנרגיה אפשר לקרוא כאן
היום זה היום - תכנית יומית
השקיעו את החצי שעה הראשונה של היום ליצירת רשימת משימות יומית.
טריק פסיכולוגי לבוסט רציני למוטיבציה: ניסוח המשימות ברשימה כאילו כבר הושלמו.
לדוגמא
במקום לכתוב: להגיש את הדוח הסופי למנהל הפרויקט עד סוף היום נכתוב - הוגש היום הדוח הסופי למנהל הפרויקט
בלי מולטי בבקשה
מיתוס יעילות המולטי-טסקינג כבר הופרך ממזמן. למעשה, ההפך הוא הנכון: עבודה במקביל על מספר משימות עושה רק נזק לאפקטיביות שלנו: מחקרים מראים שלוקח לנו בין 20% ל 40% יותר זמן לסיים משימה כאשר אנחנו עובדים על עוד דברים במקביל. עוד על שקר המולטי-טסקינג אפשר לקרוא כאן
לא לחכות להשראה
יש אנשים שדוחים משימות או עבודות שהם צריכים לעשות 'לרגע הנכון'. הם בטוחים שהשראה ואנרגיה תעודד אותם להתחיל לעבוד.
לא כדאי לחכות. יש סיכוי שנצטרך לחכות הרבה זמן...לא חבל על הזמן הזה?
מכירים את הביטוי 'עם האוכל בא התיאבון'? אז אותו דבר עם המשימה שלך: רעיונות חדשים מגיעים כתוצאה מעבודה, עשייה ותרגול.
משימה 'מאתגרת'? שריינו לה שעה טובה שלכם: לא עייפים, לא רעבים, לא צריכים להתעסק עם עוד משהו - ופשוט תתחילו לעבוד. ההשראה כבר תגיע.
תיבת מייל מסודרת
אנשים עם תיבות דואר עמוסות ומבולגנות מבזבזים המון זמן מיום שלהם בהתעסקות איתה. איך הופכים את תיבת דואר שלך למקום מסודר, ברור ומשימתי?
מתחילים במיון כללי:
1. מעבירים לארכיון הודעות מיילים עם מידע חשוב אך שאיננו דורש עבודה או תשובה מיידית
2. משתמשים בתגיות למיון מיילים בנושאים שונים וקביעת סוג העבודה הנדרשת ממך: ידיעה ומעקב, עבודה מיידית, עבודה לטווח בינוני או רחוק
עוד טיפים וכללים לתיבת דואר סופר מאורגנת אפשר למצוא כאן
הצד האפל של המח
עיסוק בתחביבים ובכלל- כל עשייה המעודדת הפעלת אזורי חשיבה שאינם פעילים באופן קבוע ביום עבודה שגרתי מעודדת חשיבה יצירתית בפתרון מגוון בעיות.
ובאופן כללי, יציאה מאזור הנוחות שלנו מידי פעם יכול לעשות לנו רק טוב -
ביישנות? זה הזמן להתחיל ללמוד לרקוד
אנליטית בטירוף? אולי תנסי לצייר?
כלים לפיתוח שריר היצירתיות אפשר למצוא כאן
רוצה לצאת מהקופסא? איך חושבים על רעיונות חדשים עם 6 כובעים צבעוניים
להגיד לא
הזמן שלך יקר. אין צורך לבזבז אותו על אנשים ומשימות שאינם תואמים ליעדים שהגדרת לעצמך. במקום לקבל כל הצעה או הזמנה באופן אוטומטי מומלץ להגיב ב: 'אני אבדוק את הלו"ז שלי ואחזור אליך'
משפט פשוט שיאפשר לך להעריך את הבקשות וההצעות הזורמות אליך באופן מחושב ולקבל החלטות חכמות בקשר אליהן.
מתקשה בהצבת גבולות? כדאי לך לקרוא את זה
המספר אינו זמין כעת. אנא נסה שוב מאוחר יותר
לא חייבים לענות באופן אוטומטי לכל מייל שנכנס לתיבת הדואר שלך ובטח שלא לכל שיחת טלפון נכנסת.
הרעיון הוא לנסות עד כמה שניתן להימנע מהפרעות, במיוחד בזמן עבודה על משימות הדורשות ריכוז והשראה.
בואו נדבר!
לשריון יום ושעה שנוחים לך
בהצלחה
שרית קלדרון גורקוב - מאמנת אישית (MA,MCI)
ואיך בוחרים מקרר?
על סגנונות עבודה והתנהלות בחיים אפשר לקרוא כאן
למדריך המקוצר 'עוגני קריירה ודימוי מקצועי'
